Mise en place d'une communauté de pratique LIFE-AR : Guide méthodologique et opérationnel

Une communauté de pratique (CoP) peut être mise en place dès le début de LIFE-AR, une fois l’équipe de travail constituée. L’instauration d’une CoP peut être envisagée comme un dispositif privilégié d’apprentissage collectif et de capitalisation des savoirs.

L’équipe de travail détient les prérogatives de déterminer le moment le plus opportun pour initier sa mise en place, d’en définir les modalités organisationnelles et méthodologiques les plus adaptées, ainsi que d’arrêter les conditions pertinentes pour sa clôture ou, le cas échéant, pour sa réorientation stratégique.

Pertinence institutionnelle : Évaluer s’il existe déjà une organisation ou une structure remplissant cette fonction. Vérifier si elle est ouverte à l’ensemble des parties prenantes. Dans le cas contraire, déterminer quelle organisation ou quel ministère pourrait accueillir la CoP

Capacité de leadership : Identifier les personnes disposant des compétences et de l’expérience requises pour assumer les responsabilités clés de coordination et de facilitation.

Finalité et valeur ajoutée : Discuter et convenir de la finalité et des bénéfices essentiels de la CoP, puis utiliser ces éléments pour inviter d’autres acteurs à y participer (par exemple : échanger des idées avec d’autres confrontés à des défis similaires, développer de nouvelles approches, partager ses connaissances et son expertise avec ceux qui souhaitent apprendre).

Intitulé et identité : Choisir une appellation qui résonne auprès des membres et reflète efficacement la finalité de la CoP.

Maintenir un caractère informel : Il est essentiel de conserver à la communauté de pratique (CoP) un degré d’informalité conforme aux possibilités offertes par l’organisation hôte, en n’introduisant des éléments plus formels que lorsque cela s’avère nécessaire. Les modalités de prise de décision, de communication des activités et de gestion interne doivent rester ouvertes et transparentes, sans pour autant devenir excessivement hiérarchiques ou complexes.

Assurer la supervision : Pour fonctionner efficacement, une CoP doit organiser des réunions régulières, accueillir et soutenir de nouveaux membres, ainsi que valoriser ses réalisations. Si les membres estiment que la CoP devient trop vaste, il est possible d’envisager une subdivision, par exemple en déclinaisons ou antennes infranationales. Un bilan de santé simple, réalisé tous les six mois avec les membres, permet d’évaluer son efficacité et de décider de sa poursuite. La CoP doit également démontrer sa capacité à s’adapter au contexte évolutif et aux besoins changeants des participants. Enfin, lorsqu’elle a rempli sa mission, il est préférable de procéder à sa clôture, tout en veillant à célébrer ses réussites et ses acquis avec les membres et, le cas échéant, au‑delà.

Une fois que les exigences liées à la CoP ont été discutées et validées, la phase de mise en œuvre peut commencer afin de concrétiser son établissement et son fonctionnement.

Les orientations ci‑après définissent les dimensions essentielles de la facilitation et de la coordination d’une communauté de pratique. Fondées sur des sources faisant autorité et enrichies par les recommandations des parties prenantes de LIFE‑AR, elles s’adressent principalement aux points focaux nationaux et aux coordinateurs, mais peuvent être adaptées à une CoP thématique ou à la plateforme des PMA.

Treize éléments essentiels contribuent à la coordination et à la facilitation efficaces et durables d’une CoP :

1. Désigner un facilitateur et un coordinateur .
2. Sélectionner et inviter un noyau initial de membres engagés dans la gestion de la CoP.
3. Définir la finalité, la valeur ajoutée et les bénéfices de la CoP pour ses membres.
4. Établir et promouvoir l’adhésion.
5. Fixer des priorités initiales tout en maintenant une trajectoire d’apprentissage flexible.
6. Identifier les ressources et les rôles indispensables au fonctionnement de la CoP.
7. Intégrer l’égalité de genre et l’inclusion sociale dès le départ, en cohérence avec l’approche juste et inclusive de LIFE‑AR.
8. Favoriser l’apprentissage informel par une facilitation efficace, permettant le partage de savoirs et d’expériences au sein de la CoP.
9. Mobiliser des outils simples de communication et de collaboration pour engager activement les membres.
10. Valoriser et gérer les connaissances et expériences afin d’en exploiter pleinement le potentiel collectif.
11. Mettre en place des plans et des mécanismes de durabilité pour assurer la continuité de la CoP.
12. Suivre, évaluer et apprendre en continu afin de garantir son bon fonctionnement et sa contribution au changement positif.
13. Veiller à une gouvernance appropriée, transparente et responsable vis‑à‑vis des membres.

• Désigner un facilitateur et un coordinateur disposant des capacités institutionnelles et opérationnelles nécessaires pour assumer ces rôles sur une période d’au moins six mois
• Le facilitateur, dans son rôle initial, favorise le travail collaboratif et mobilise des aptitudes variées, notamment la gestion des conflits et la sensibilité culturelle.
• Le coordinateur, dans son rôle initial, assure une administration solide et oriente le groupe vers une direction stratégique, en mobilisant des compétences clés telles que la gestion de projet, la communication et les relations externes.
• À mesure que la CoP évolue, le coordinateur doit savoir reconnaître les besoins de changement, élaborer des propositions de nouvelles structures et communiquer clairement avec les membres sur les processus de transition.
• Des termes de référence pour les deux rôles doivent être élaborés, examinés par le noyau de membres et partagés avec l’ensemble des participants.

• Inviter les membres du noyau initial à une première rencontre informelle afin de discuter des modalités pratiques de la CoP (fréquence des réunions, lieu, ordre du jour, outils de communication, personnes à inviter).
• Permettre à ce groupe de définir la finalité de l’apprentissage par les pairs et les objectifs, en s’appuyant sur l’analyse situationnelle de LIFE‑AR. Ces éléments pourront être adaptés au fur et à mesure que la CoP mûrit et que le contexte évolue
• Les pays pilotes de LIFE‑AR ont déjà identifié la valeur ajoutée susceptibles d’émerger des CoP. Un autre aspect essentiel est la capacité de la CoP à articuler l’apprentissage individuel et réflexion collective, contribuant ainsi au changement systémique
• Mettre en évidence les bénéfices pour les membres en termes individuels (croissance personnelle, accès à l’information, résolution de problèmes). Ces avantages peuvent être partagés entre membres expérimentés et nouveaux participants, renforçant ainsi la dynamique d’apprentissage collectif

• Planifier les activités initiales de la CoP en fonction d’un niveau réaliste de contributions des membres, sans créer d’attentes excessives quant aux résultats pouvant être livrés dans le délai imparti
• Après l’intégration des premiers membres, mettre rapidement en œuvre quelques activités simples ne nécessitant ni ressources importantes ni contributions lourdes, mais répondant à un besoin clair des membres. Exemples : discussions, billets de blog, foire aux questions sur un thème. Éviter les activités qui relèvent davantage des équipes de travail et veiller à ce que la CoP soit portée par les intérêts des membres, et non par des pressions ou attentes externes
• Maintenir des ordres du jour flexibles et rester ouvert à l’exploration de questions émergentes, à l’expérimentation de nouvelles approches, à la comparaison d’expériences entre organisations et à la valorisation d’enseignements inattendus.

Refléter l’approche socialement juste et inclusive de LIFE‑AR dans la conception et le fonctionnement de la CoP :

• Veiller à ce que les processus d’apprentissage, les outils et la facilitation garantissent la participation active des parties prenantes les plus vulnérables.
• Cibler des individus issus de groupes spécifiques pour devenir membres, afin d’assurer que la CoP soit inclusive et sensible au genre.
• Remettre en question les croyances et structures qui excluent ou limitent le potentiel des personnes, et mettre l’accent sur la transformation en matière de genre et la justice sociale.
• Organiser des discussions et traduire les documents clés dans des langues accessibles aux populations locales.
• Le coût étant un obstacle à la participation des personnes vulnérables aux événements, il convient de l’intégrer et de le couvrir dans le budget de la CoP.

La mobilisation efficace des membres est un élément essentiel pour que la communauté de pratique soit dynamique et active:

• Recourir à des moyens simples, tels que le courriel, WhatsApp et Zoom, pour maintenir le dialogue entre les membres.
• Traduire les documents clés dans les langues nationales des pays pionniers.
• Protéger la vie privée en ligne des membres et veiller à ce que les systèmes de gouvernance permettent le signalement et la prise de mesures contre les abus en ligne.
• Établir un calendrier régulier de réunions et d’événements annuels, afin que les membres puissent planifier leur participation à l’avance.
• S’appuyer sur les stratégies de communication gouvernementales et sur les médias nationaux pour diffuser les bonnes pratiques et les enseignements, notamment via les sites web et les réseaux sociaux.

• Envisager d’offrir des incitations non financières aux membres qui assument des rôles au sein de la CoP, telles que la reconnaissance par les pairs ou des opportunités de participation à des événements.
• Veiller à ce que la CoP soit financièrement autonome, afin d’éviter que les bailleurs n’influencent l’agenda d’apprentissage ou ne compromettent la redevabilité des membres. Gérer la CoP de manière aussi efficiente que possible et réduire les coûts en mobilisant les membres comme bénévoles.
• Prendre en compte la durabilité, tant financière qu’institutionnelle, dès le départ, plutôt que d’y réfléchir uniquement lorsque des défis surviennent.

La gouvernance de la CoP varie en fonction de sa taille, de sa complexité ainsi que de son évolution :

• Mettre en place des structures de gouvernance horizontales simples, agiles et peu coûteuses, favorisant l’innovation et la durabilité, particulièrement adaptées au lancement d’une nouvelle CoP.
• Recourir à des structures de gouvernance formelles et verticales pour une CoP de grande taille ou au niveau de la plateforme PMA. Ce type de gouvernance peut être nécessaire pour permettre la participation des gouvernements, la prise d’engagements et la réception de rapports de performance. Dans la phase initiale de la plateforme PMA, il peut être pertinent de s’appuyer sur les structures de gouvernance existantes de LIFE‑AR.
• Prévoir, pour une grande CoP ou lorsque requis, des éléments structurels de gouvernance tels qu’un conseil, un comité consultatif, des membres honoraires, un secrétariat, un groupe central et des membres ordinaires
• Définir des principes directeurs de gouvernance incluant : l’indépendance et l’égalité des membres ; la non‑discrimination ; la transparence des rapports ; la protection des données ; et l’équilibre de genre.
• Établir des orientations opérationnelles de gouvernance portant notamment sur les nominations aux rôles décisionnels, les règles de propriété des actifs et les sanctions en cas de comportements inacceptables.
• Produire un document public exposant clairement le fonctionnement de la CoP : les acteurs impliqués, les modalités de financement des activités, les responsabilités et redevabilités, les processus décisionnels et les modalités de reporting. Ce document constitue un élément clé pour préserver la confiance des membres ainsi que celle des autres parties prenantes.

Les CoP sont intrinsèquement contextuelles et façonnées par leurs membres. Cette section met en lumière l’évolution des relations entre parties prenantes et les structures possibles. Les CoP de LIFE‑AR se présentent comme des mécanismes organiques et flexibles, favorisant l’apprentissage informel ainsi que la réflexion sur l’adaptation et la résilience climatiques. Elles évoluent dans le temps et peuvent fonctionner à différents niveaux. Une CoP débute généralement de manière modeste et simple ; certaines demeurent ainsi sans jamais se complexifier, tandis que d’autres, après avoir grandi, peuvent se réduire ou se reconfigurer.

Chaque CoP rassemble des membres engagés volontairement, appuyés par des coordinateurs et des facilitateurs qui œuvrent ensemble pour stimuler l’apprentissage. Un noyau de membres actifs soutient la facilitation, tandis que des membres honoraires apportent un appui ciblé. Chaque CoP est hébergée par une organisation qui gère ses coordinateurs et facilitateurs, avec la possibilité que ce rôle évolue au fil du temps. Dans toutes les configurations, la valeur pour les membres repose avant tout sur le partage des savoirs et des expériences.

Les modèles de relations et de structures de CoP sont examinés à quatre niveaux : national, infranational, thématique et plateforme PMA.

La CoP nationale constitue un espace informel de réflexion et d’apprentissage pour ses membres, venant compléter et enrichir les dispositifs formels d’adaptation et de résilience face au changement climatique. Elle est hébergée par le ministère responsable de LIFE‑AR, qui assure la gestion des coordinateurs et des facilitateurs. À terme, ce rôle d’hébergement pourrait être transféré à une autre organisation, telle qu’une université.

Une CoP nationale :

• est appuyée par des coordinateurs et des facilitateurs, initialement issus du point focal et de l’équipe de travail, puis recrutés par la suite.
• dispose d’un noyau de membres actifs bénévoles qui soutiennent la facilitation.
• inclut des membres honoraires apportant un appui spécifique (par exemple, en facilitant l’accès à des intervenants invités).
• voit sa gouvernance fréquemment supervisée par un conseil, appuyé par un comité consultatif fournissant des orientations politiques et stratégiques (par ex. l’équipe de travail LIFE‑AR).
• peut encourager la création de chapitres infranationaux lorsque les citoyens en expriment le besoin, permettant ainsi le partage des savoirs et des expériences.

La déclinaison infranationale se met en place lorsque des membres d’une communauté souhaitent approfondir l’apprentissage et la réflexion sur l’adaptation et la résilience, à partir de la mise en œuvre de LIFE‑AR, au niveau du district, du comté, de la région ou de la zone.

Une déclinaison infranationale :

• dépend de la capacité de la CoP nationale à la soutenir. Comme plusieurs déclinaisons peuvent exister à ce niveau, les besoins en ressources peuvent être importants, mais les bénéfices le sont tout autant.
• s’engage activement avec les autorités infranationales (par ex. départements environnementaux des districts), les conseils municipaux ou villageois et la société civile locale sur les questions d’adaptation et de résilience climatiques, en partageant les expériences et en tirant parti de leurs conseils.
• est composée de membres issus de la communauté qui s’auto‑organisent autour d’un noyau de membres les plus actifs.
• inclut des membres honoraires qui apportent un soutien à la coordination.
• peut solliciter un appui d’hébergement auprès d’une organisation de la société civile locale.

La CoP thématique est instituée par la plateforme PMA, en partenariat avec deux ou plusieurs CoP nationales. Elle offre à ses membres un cadre d’apprentissage et de réflexion sur l’adaptation et la résilience autour d’un thème spécifique (par ex. les bonnes pratiques de mise en œuvre des principes d’adaptation conduite localement), partagé à l’échelle de l’ensemble des pays chefs de file. Dans sa phase initiale, la CoP thématique est hébergée par le secrétariat intérimaire de LIFE‑AR, qui en assure la coordination et la facilitation.

Une CoP thématique :

• Partage ses connaissances avec les CoP nationales afin d’améliorer progressivement les pratiques de mise en œuvre.
• Mobilise l’expérience des pays pilotes, d’autres PMA et des experts techniques.
• Alimente la plateforme PMA ainsi que les espaces formels de politique climatique (COP) et les instances internationales (CCNUCC).
• Regroupe des membres issus des CoP nationales et de la plateforme PMA.
• Inclut des membres honoraires (autres PMA, conseillers techniques) intervenant bénévolement comme conférenciers ou contributeurs.
• Ne dispose pas de noyau central, de conseil ni de comité consultatif, car elle constitue une entité plus temporaire que les autres CoP de LIFE‑AR.

La plateforme PMA institue une CoP en vue de capitaliser les enseignements et de structurer la réflexion à partir des expériences des CoP nationales, des CoP thématiques et des acteurs extérieurs à LIFE‑AR. Dans sa phase initiale, elle est hébergée par le secrétariat intérimaire, chargé de la coordination et de la gestion des facilitateurs et des coordinateurs. Lorsque la CoP s’élargit ou que des exigences formelles le requièrent, sa gouvernance et son hébergement sont transférés sous la supervision du conseil d’Administration de LIFE‑AR, appuyé par le comité consultatif qui définit les orientations politiques et stratégiques.

La CoP de la plateforme PMA :

• partage ses connaissances au travers de boucles d’apprentissage avec les CoP nationales et thématiques.
• appuie les CoP thématiques dans la structuration de la réflexion sur l’adaptation et la résilience autour de thèmes spécifiques (par ex. l’accès direct renforcé au financement).
• regroupe des membres opérant au niveau international, dont certains sont issus des CoP nationales et thématiques.
• s’appuie sur des facilitateurs et des coordinateurs pour assurer la continuité de l’apprentissage et de la réflexion.
• dispose d’un noyau de volontaires qui contribuent activement à la facilitation.
• inclut des membres honoraires apportant un soutien à la coordination.